Tingkatkan Pengelolaan Arsip, KPU Kabupaten Sleman adakah Workshop (Lokakarya) Kearsipan
Sleman – Untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan SDM terkait pengelolaan arsip, KPU Kabupaten Sleman melaksanakan Workshop (Lokakarya) Kearsipan dengan tema Pengelolaan Arsip dan Tata Naskah Dinas pada Rabu (03/12). Kegiatan berlangsung dengan menghadirkan narasumber dari Dinas Kearsipan Kabupaten Sleman dan KPU DIY.
Dalam pembukaannya, Ahmad Baehaqi selaku Ketua KPU Kabupaten Sleman, menyampaikan bahwa arsip memiliki nilai guna, kebuktian, dan kesejarahan, serta berfungsi sebagai memori kolektif dan sumber informasi sehingga perlu dikelola dengan baik, rapi, dan terdokumentasi. Sekretaris KPU Kabupaten Sleman, Yuyud Futrama turut memberikan pengarahan dengan menyampaikan bahwa jumlah arsip yang dihasilkan KPU sangat banyak sehingga perlu pemahaman mengenai retensi arsip, penyusutan, serta penentuan nilai guna arsip oleh seluruh SDM KPU Kabupaten Sleman.
Memasuki inti kegiatan, materi pertama disampaikan oleh Catur Heni Priyana selaku Arsiparis Ahli Muda menjelaskan tentang konsep dasar kearsipan, mulai dari jenis arsip, daur hidup arsip, instrumen kearsipan, hingga pentingnya transformasi arsip digital untuk meningkatkan efisiensi. Narasumber kedua, Bambang Gunawan selaku Kabag Keuangan, Umum, dan Logistik KPU DIY, memaparkan ketentuan tata naskah dinas berdasarkan Peraturan KPU, termasuk jenis naskah dinas, penggunaan format huruf dan kertas, prosedur paraf, serta alur penomoran arsip sesuai Peraturan KPU Nomor 17 Tahun 2023.
Dalam sesi diskusi, peserta membahas teknis penyerahan arsip ke sub bagian Keuangan Umum dan Logistik (KUL), pemusnahan arsip, penataan arsip di lemari arsip, dan penanganan salinan digital terutama pada arsip yang sudah memasuki masa musnah namun masih menjadi objek penelitian mahasiswa. Selanjutnya, pendampingan teknis terkait pengelolaan arsip oleh Choirun Sulaiman selaku Arsiparis Mahir KPU DIY mencakup regulasi kearsipan, penyusunan daftar arsip, alih media arsip, autentikasi dokumen digital, hingga prosedur pemusnahan arsip pemilu dan penyerahan arsip.
Lokakarya ditutup dengan sesi koreksi bersama terhadap contoh surat dinas, termasuk penyesuaian format huruf, kop surat, dan ketentuan penandatanganan sesuai Peraturan KPU terbaru. Kegiatan diharapkan dapat meningkatkan kompetensi seluruh SDM dalam mewujudkan pengelolaan arsip dengan tertib dan tata naskah dinas di KPU Kabupaten Sleman. (agl)
